केंद्रीय कर्मचारियों के HRA प्रमाणपत्र को लेकर जरूरी नियम: कर्मचारी, कार्यालयाध्यक्ष (HOO) और DDO की जिम्मेदारियां
केंद्रीय सरकारी कर्मचारियों को मकान किराया भत्ता यानी House Rent Allowance (HRA) का लाभ लेने के लिए निर्धारित नियमों और प्रमाणपत्र संबंधी प्रावधानों का पालन करना होता है। इसमें केवल कर्मचारी की ही जिम्मेदारी नहीं होती, बल्कि Head of Office, Accounts Officer और Drawing and Disbursing Officer (DDO) की भूमिका भी महत्वपूर्ण है।
वित्त मंत्रालय, व्यय विभाग ने O.M. No. 2/4/2022-E.II(B), दिनांक 30 दिसंबर 2022 के अंतर्गत केंद्रीय कर्मचारियों को HRA भुगतान से संबंधित निर्देशों का एक समेकित Compendium of Instructions जारी किया था। इसमें HRA से जुड़े पुराने निर्देशों को एक स्थान पर संकलित किया गया है।
HRA के पहले दावे के साथ Annexure-II प्रमाणपत्र जरूरी
HRA Compendium के पैरा 7.2.1 के अनुसार, प्रत्येक सरकारी कर्मचारी को HRA के पहले दावे (first claim) के साथ Annexure-II में निर्धारित प्रमाणपत्र प्रस्तुत करना होता है।
इसका मतलब यह है कि सामान्य परिस्थितियों में उसी प्रमाणपत्र को हर महीने दोबारा जमा करने का प्रावधान नहीं है। हालांकि, कर्मचारी की परिस्थितियों में ऐसा कोई बदलाव होता है जिससे HRA की पात्रता प्रभावित हो सकती है, तो इसकी जानकारी कार्यालय को देना आवश्यक है।
प्रमाणपत्र किसे देना है?
नियमों में अराजपत्रित और राजपत्रित कर्मचारियों के लिए अलग व्यवस्था है।
- अराजपत्रित कर्मचारी अपना निर्धारित HRA प्रमाणपत्र Head of Office को देंगे।
- राजपत्रित अधिकारी यह प्रमाणपत्र Accounts Officer को देंगे।
इस प्रमाणपत्र में कर्मचारी को अपने आवास और परिवार से संबंधित निर्धारित घोषणाएं करनी होती हैं। कर्मचारी को यह भी सुनिश्चित करना चाहिए कि प्रमाणपत्र में दी गई जानकारी सही और तथ्यात्मक हो।
पुराने HRA प्रमाणपत्र और वर्तमान Annexure-II में अंतर
कई कार्यालयों में अभी भी पुराने HRA प्रमाणपत्रों का इस्तेमाल देखने को मिल सकता है। पुराने प्रमाणपत्रों में सरकारी आवास के लिए आवेदन, किराया, मकान और अन्य विषयों से जुड़ी कई अतिरिक्त घोषणाएं शामिल थीं।
लेकिन 30 दिसंबर 2022 के वर्तमान HRA Compendium में Annexure-II का प्रारूप अलग और अपेक्षाकृत संक्षिप्त है।
इसलिए कार्यालयों को वर्तमान लागू निर्देशों और Annexure-II को आधार बनाना चाहिए, न कि केवल पुराने प्रारूप के आधार पर प्रमाणपत्र मांगना चाहिए।
No Accommodation Certificate को लेकर स्थिति
HRA के लिए No Accommodation Certificate तथा सरकारी आवास के लिए आवेदन करने की पुरानी शर्तों में भी बदलाव किया जा चुका है।
व्यय विभाग के O.M. No. 2/5/2017-E.II(B), दिनांक 05.03.2019 के तहत सामान्य पूल आवास यानी GPRA के संबंध में सरकारी आवास के लिए आवेदन करने तथा HRA के लिए No Accommodation Certificate प्रस्तुत करने की शर्त को समाप्त किया गया था।
इसलिए वर्तमान Annexure-II HRA Certificate को पुराने No Accommodation Certificate के समान नहीं माना जाना चाहिए।
DDO की भी है अहम जिम्मेदारी
HRA का भुगतान केवल कर्मचारी द्वारा प्रमाणपत्र देने के आधार पर ही नहीं किया जाना चाहिए। पैरा 7.2.3 के तहत DDO की भी जिम्मेदारी निर्धारित की गई है।
DDO को यह सुनिश्चित करना होता है कि:
- HRA का दावा करने वाला कर्मचारी इसके लिए पात्र है;
- निर्धारित प्रमाणपत्र कर्मचारी से प्राप्त किया गया है; और
- HRA का भुगतान लागू सरकारी आदेशों के अनुसार किया जा रहा है।
इसलिए HRA भुगतान की प्रक्रिया में DDO की भूमिका केवल वेतन बिल तैयार करने तक सीमित नहीं है। पात्रता और आवश्यक प्रमाणपत्रों की उपलब्धता की जांच भी महत्वपूर्ण है।
परिस्थितियों में बदलाव होने पर कर्मचारी को देनी होगी जानकारी
कर्मचारी की जिम्मेदारी केवल पहली बार प्रमाणपत्र जमा करने तक सीमित नहीं है। यदि बाद में ऐसी परिस्थिति उत्पन्न होती है जिससे HRA की पात्रता प्रभावित हो सकती है, तो कर्मचारी को तुरंत कार्यालय को इसकी जानकारी देनी चाहिए।
उदाहरण के लिए, सरकारी आवास का आवंटन, पति/पत्नी को उसी स्टेशन पर सरकारी आवास मिलना या परिवार की आवास संबंधी स्थिति में कोई महत्वपूर्ण बदलाव होने पर इसकी सूचना देना जरूरी है।
ऐसी जानकारी छिपाकर HRA लेते रहने पर भुगतान की समीक्षा और नियमों के अनुसार अधिक भुगतान की वसूली का मामला सामने आ सकता है।
विशेष परिस्थितियों में Annexure-III भी जरूरी हो सकता है
HRA Compendium में केवल Annexure-II ही नहीं, बल्कि कुछ विशेष परिस्थितियों के लिए Annexure-III में भी प्रमाणपत्र निर्धारित किया गया है। इसलिए निलंबन, अवकाश, प्रशिक्षण, विदेश प्रतिनियुक्ति या अन्य निर्धारित परिस्थितियों में संबंधित अतिरिक्त प्रमाणपत्र की आवश्यकता हो सकती है।
कर्मचारी और DDO के लिए मुख्य बात
HRA नियमों को सरल रूप में समझें तो पहले HRA दावे के समय निर्धारित Annexure-II प्रमाणपत्र देना जरूरी है, लेकिन इसे हर महीने दोहराने का सामान्य प्रावधान नहीं है। दूसरी ओर, HRA पात्रता को प्रभावित करने वाली परिस्थितियों में बदलाव होने पर कर्मचारी को कार्यालय को सूचित करना होगा।
वहीं Head of Office/Accounts Officer और DDO की जिम्मेदारी है कि निर्धारित प्रमाणपत्र प्राप्त हो, कर्मचारी की पात्रता की जांच की जाए और HRA का भुगतान लागू नियमों के अनुसार ही किया जाए।
इसलिए HRA प्रमाणपत्र को केवल एक औपचारिक कागज न मानकर कर्मचारी की पात्रता और कार्यालय की भुगतान प्रक्रिया का महत्वपूर्ण हिस्सा समझना चाहिए।
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