Official dealings between the Administration and Members of Parliament and State Legislatures – Railway Board issued Consolidated guidelines vide order dated 27.07.2026
भारत सरकार Government of India
रेल मंत्रालय Ministry of Railways
रेलवे बोर्ड Railway Board
No. 2026/O&M/1/3
New Delhi, Date: 27.07.2026
General Managers,
All Zonal Railways/PUs/Other Units,
DG/RDSO,
CAO/PLW, Patiala,
CAO/WPO, Patna,
CAO/RWP, Bela & VC/GSV
Sub: Consolidated guidelines on official dealings between the Administration and Members of Parliament and State Legislatures – reg.
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The Members of Parliament and State Legislatures, as elected representatives of the people, play a vital role in the democratic governance of the country. In the course of discharging their public responsibilities, they interact with various Ministries, Departments and Government organizations for obtaining information, making representations or suggestions, and seeking meetings with public officials.
In order to ensure that such interactions are conducted in accordance with established protocol and with due regard to the constitutional status of these representatives, the Department of Personnel & Training (Do&PT) has issued consolidated guidelines on official dealings between the Administration and Members of Parliament and State Legislatures vide Office Memorandum No. 11013/16/2025-PP/A.-III dated 12.01.2026 and the same were circulated on the Railways for strict compliance vide Board’s letter No. 2026/O&M/1/1 dated 10.02.2026.
2. It has been brought to the notice of the Department of Personnel & Training (Do&PT) that, during a recent meeting of the Committee of Privileges, Hon’ble Members of Parliament raised concerns regarding non-acknowledgement of VIP correspondence, inconsistencies between the guidelines issued by Do&PT and their implementation at the field level, and the omission of Hon’ble Members of Parliament from official Government functions and inauguration ceremonies held within their respective constituencies. The matter has been viewed seriously, and all concerned are expected to ensure strict adherence to the prescribed guidelines.
3. In view of the concerns highlighted above, it is reiterated that consolidated instructions/guidelines, issued vide Board’s letter No. 2026/O&M/1/1 dated 10.02.2026 (copy enclosed) may be followed scrupulously by all the concerned. It is further reiterated that the instructions regarding invitation of local Members of Parliament and Members of Legislative Assemblies to Railway functions, issued vide Board’s letter No. 2021/O&M/3/7 dated 05.08.2025, as well as the instructions governing meetings with non-officials issued vide Board’s letter No. 2025/O&M/2/6 dated 11.07.2025, shall be complied with strictly and without exception. (Copies enclosed)
4. The above instructions may be circulated to all Principal Heads of Departments (PHODs), Heads of Departments (HODs), Divisional Railway Managers (DRMs), Additional Divisional Railway Managers (ADRMs), Chief Public Relations Officers (CPROs), and other concerned officers for their information, guidance and strict compliance.
D.A.: As above.
(T. Srinivas)
Joint Secretary,
Railway Board.
E-mail ID: t.srinivas1[@]gov.in
Ph. No.: 011-47845551
भारत सरकार/GOVERNMENT OF INDIA
रेल मंत्रालय / MINISTRY OF RAILWAYS
रेलवे बोर्ड (RAILWAY BOARD)
सं. 2026/ओएंडएम/1/3
नई दिल्ली, दिनांक: 27.07.2026
महाप्रबंधक,
सभी क्षेत्रीय रेलें/उत्पादन इकाइयां/अन्य इकाइयां,
महानिदेशक/अनुसंधान अभिकल्प एवं मानक संगठन,
मुख्य प्रशासनिक अधिकारी/पटियाला रेल इंजन कारखाना, पटियाला,
मुख्य प्रशासनिक अधिकारी / कारखाना परियोजना संगठन, पटना, मुख्य प्रशासनिक अधिकारी/रेल पहिया कारखाना, बेला एवं कुलपति/गतिशक्ति विश्वविद्यालय
विषयः प्रशासन और संसद एवं राज्य विधानसभा के सदस्यों के बीच आधिकारिक व्यवहार पर समेकित दिशानिर्देश के संबंध में।
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जनता द्वारा निर्वाचित प्रतिनिधि के रूप में, संसद एवं राज्य विधानसभाओं के सदस्य देश के लोकतांत्रिक शासन में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। अपनी सार्वजनिक उत्तरदायित्वों का निर्वहन करते हुए, वे सूचना प्राप्त करने, अभ्यावेदन प्रस्तुत करने या सुझाव देने और सार्वजनिक अधिकारियों से मिलने के लिए विभिन्न मंत्रालयों, विभागों और सरकारी संगठनों से संपर्क करते हैं।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि ऐसे संवाद निर्धारित नयाचार और इन प्रतिनिधियों की संवैधानिक स्थिति के अनुसार हो, कार्मिक और प्रशिक्षण विभाग ने प्रशासन और संसद एवं राज्य विधानसभाओं के सदस्यों के बीच आधिकारिक व्यवहार पर दिनांक 12.01.2026 के कार्यालय ज्ञापन सं. 11013/16/2025-पीपी/ए.-III के तहत समेकित दिशानिर्देश जारी किए हैं और बोर्ड के दिनांक 10.02.2026 के पत्र सं. 2026/ओएंडएम/1/1 के माध्यम से कड़ाई से अनुपालन के लिए रेलों को परिपत्रित किए गए थे।
2. विशेषाधिकार समिति की हाल ही में हुई बैठक के दौरान, कार्मिक एवं प्रशिक्षण विभाग के संज्ञान में यह लाया गया है कि माननीय संसद सदस्यों ने वीआईपी पत्राचार की पावती प्राप्त न होना, कार्मिक एवं प्रशिक्षण विभाग द्वारा जारी दिशानिर्देशों और उनके क्षेत्र स्तर पर कार्यान्वयन के बीच विसंगतियों और माननीय संसद सदस्यों को उनके संबंधित निर्वाचन क्षेत्रों में आयोजित आधिकारिक सरकारी समारहों और उद्घाटन समारोहों में आमंत्रित न करने के संबंध में चिंता व्यक्त की है। इस मामले को गंभीरता से लिया गया है, और सभी संबंधितों से अपेक्षित है कि वे निर्धारित दिशानिर्देशों का कड़ाई से अनुपालन सुनिश्चित करें।
3. उपरोक्त चिंताओं को ध्यान में रखते हुए, यह दोहराया जाता है कि बोर्ड के दिनांक 10.02.2026 के पत्र सं.2026/ओएंडएम/1/1 (प्रति संलग्न) द्वारा जारी समेकित अनुदेशों/दिशानिर्देशों का सभी संबंधितों द्वारा निष्ठापूर्वक अनुपालन किया जाए। यह भी दोहराया जाता है कि रेल कार्यों में संसद के स्थानीय सदस्यों और विधान सभाओं के सदस्यों को आमंत्रित करने के संबंध में बोर्ड के दिनांक 05.08.2025 के पत्र सं.2021/ओएंडएम/3/7 द्वारा जारी किए गए अनुदेशों के साथ-साथ गैर-सरकारी सदस्यों के साथ बैठकों को नियंत्रित करने वाले अनुदेशों को बोर्ड के दिनांक 11.07.2025 के पत्र सं.2025/ओएंडएम/2/6 द्वारा जारी किया गया है जिसका बिना किसी अपवाद के कड़ाई से अनुपालन किया जाना चाहिए। (प्रति संलग्न)
4. उपरोक्त निर्देशों को सभी प्रधान विभागाध्यक्षों, विभागाध्यक्षों, मंडल रेल प्रबंधकों, अपर मंडल रेल प्रबंधकों, मुख्य जनसंपर्क अधिकारियों और अन्य संबंधित अधिकारियों को उनकी सूचना, मार्गदर्शन और कड़े अनुपालन के लिए परिपत्रित किया जाए।
संलग्नक: यथोक्त
(टी. श्रीनिवास)
संयुक्त सचिव/रेलवे बोर्ड
ईमेल: t.srinivas1[@]gov.in
फोन नं: 011-47845551
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